表現力のある文章を書くには、才能が必要です。
分かりやすい文章を書くには、技術が必要です。
技術は誰でも身に付けることができます。
「文章を書くのが苦手」と言う人は、分かりやすい文章の書き方を知らないだけです。
知ってしまえば、簡単に書けるようになります。
どんなに表現豊かな文章でも、分かりにくければ伝わりません。
どんなに大切なことが書かれていても、分かりにくければ理解されません。
“分かりやすい文章を書く”これが文章の基本であり、最も大切なのです。
文章構成がしっかりしていないと、分かりづらい文章になります。
そのため、構成は書き始める前から決めておきます。
文章構成は５W１Hや起承転結など、色々な書き方がありますが、今回は、私がいつも使用している構成をお伝えします。
5つから成る文章構成で、すぐに覚えられます。
それは、
１、おっ（見出し）
２、何々（概要）
３、へぇ〜（意見）
４、なるほど（証拠）
５、わかった（結論）
です。
まずは、見出しで興味を引きつけます。（「おっ」の部分）
続いて文章の概要（主旨）を伝えます。（「何々」の部分）
それから、自分の意見を述べます。（「へぇ〜」の部分）
意見がいかに正しいのかを証拠を上げて説明します。（「なるほど」の部分）
そして最後に結論で締めます。（「分かった」の部分）
この構成は、人間の思考プロセスに合わせて作られています。
何かを買うときも同様です。この順番で思考を行っています。
たとえば、書店で書籍を買うまでの流れを思い浮かべてください。
POPや本のタイトルで興味を引かれ、「おっ」
パラパラと内容をめくり、「何々」
中々面白そうだと思い「へぇ〜」
著者のプロフィールを確認し「なるほど」
価格を見る「わかった」
そして、レジに書籍を持っていくはずです。
人間は無意識に、このように情報処理をしているのです。
この順番に沿って情報を並べることで、分かりやすい文章構成になります。
この文章構成は、私が長年文章を書いてきて作りだしたものです。
ぜひ参考にしてください。
分かりやすい文章を書くうえで、概要はとても大切です。
概要を伝えると、読者はストレスなく文章を読めます。
たとえば、商品案内であれば、「今お悩みの○○を解決する商品のご案内です」と書きます。 読者も商品案内だと理解できます。
しかし、概要を伝えず、「この商品の特徴は・・・」といきなり書き始めると、その時点で読者は置いていかれます。
何が書かれているか掴めないものは、読んでいてストレスです。
読者は途中で読むのを止めてしまいます。
概要を一言伝えておくことで、読者に読む準備が生まれるのです。
箇条書きは、使い方次第でとても役に立ちます。
伝えたいことが3点以上あるときや、話をまとめるときなどに便利です。
箇条書きの際は、伝える内容と数を予め明記します。
では、例を紹介します。
１、お伝えしたいメリットが3点あります。
２、今までの意見をまとめると、共通点は5つあります。
３、このような結論に至った理由は3つあります。
４、私どもの事業目的は３つあります。
５、注意事項が3点あります。
続いて、箇条書きにした際の説明文の書き方についてです。
説明文の書き方は、2パターンあります。
使い分けは、説明文の長さが5行以上になるかで判断します。
１、1つずつに説明文を添えて箇条書きする。 （5行以下）
２、項目を箇条書きにしてから、後ほど1つずつ説明する。（5行以上）
では、例を紹介します。
このように、文字の長さに応じて使い分けましょう。
文章は、左脳への情報伝達です。
写真や図は、右脳への情報伝達です。
左脳と右脳の両方へ情報伝達することで、より伝わりやすくなります。
たとえば、「あの戦争は悲惨だった。死体があちこちに横たわり、まるで地獄のようだった」と書くより、現場の写真を1枚見せるほうが伝わります。
文字では伝えられないことも写真では伝えることができます。
図も同じです。
「当社とB社との差は、○○と○○が違います。そして価格の面では……」 と言葉で説明するより、マトリクス表で表現するほうが一目瞭然です。
何かを伝えるとき、文章だけにこだわってはいけません。
私たちビジネスマンは、作家や詩人ではありません。
文章だけですべてを表現しようとしなくていいのです。
文章は、数多くある伝達手段の一つに過ぎません。
写真、イラスト、漫画、図、グラフなどを活用することで、より分かりやすく伝えられます。
事例を挙げると、具体的で説得力のある文章になります。
「この商品を使うと○○になります」だけではなく、「この商品を使った方は○○になりました」が大事なのです。
説明するときは、事例を挙げるようにしましょう。
それだけ、話に力が宿ります。
私は仕事柄、色々なニュースレターを読みます。
中には、1通50ページを超えるものもあります。
その送り手は、読者に分かりやすいようにと紙に工夫を凝らしていました。
ニュースレターの色は白、注文用紙は赤、資料請求用紙は黄色というふうに。
もし、色分けされていなければ、とても分かりづらいニュースレターになっていたでしょう。 精読率も下がっていたはずです。
読者のことを意識して、色を変える。
こういう小さな工夫が精読率にも影響を与えるのです。
文章を書いていると、重要なことを伝える場面があります。
そのとき、「ここは重要な箇所ですよ」と読者に伝える必要があります。
伝え方は簡単です。
「重要なことは……」と、書けばいいのです。
または、「……が重要です」と、書きます。
この一言を加えるだけで、重要部分を分かりやすく伝えることができます。
※「重要」以外の言葉も、同じように使います。
例）「大切なことは……」「……が大切です」
書籍には、目次があります。
目次を読むだけで全体の構成が分かり、読みたい個所も探しやすくなります。
目次は、書籍の歴史の中で培われた知恵なのでしょう。
当サイトも目次がついています。
トップページから、テーマ別でリンクが貼られています。
読みたい個所から読めるようにしているのです。
もし、テーマ別にリンクが貼られていなければ、とても分かりづらいサイトになっていたでしょう。
目次を設け、読みやすくすることも大切な工夫なのです。
