文章は短く書く。これに尽きます。
一文が短ければ、読みやすくなります。言葉も力強くもなります。
誤字脱字や接続詞の誤りなども減り、いいことだらけです。
私は文章を短くするために、次の３つの点を意識しています。
１、すぐに「。」を打つ。
「、」で繋ぐような文章は書かないようにします。
２、一文に一つの意味しか与えない。
一文には一つの意味だけで十分です。それ以上意味を含んではいけません。
３、一文は長くても60文字以内にする。
一文は長くても60文字以内に納めます。それ以上は、読みづらくなります。
用紙いっぱいに文字が詰まっていると、読む気が失せてしまいます。
せっかく書いた文章も、読まれなければ意味がありません。
読みやすい印象を与えるコツは、余白です。
A４用紙であれば上下30センチ、左右25センチの余白を取ります。
余白も読みやすくするための大切な工夫です。
筆者は文章だけに注力していればいいというものではないのです。
文章を書くうえで大切なのは、まず読んでもらうことです。
そのためにも、まずは「読みやすそう」という印象を与える必要があります。
余白を活用することで、読まれない文章が読まれる文章へと変わるのです。
紙媒体で使用する文字のサイズは３段階にします。
多くても4段階までです。
5段階以上になると、何を強調したいのか分からなくなります。
また、文字の大きさは対象者によって変えます。
年配者が多ければ、文字サイズを大きめにします。
読者に応じて、文字サイズを変えるのも大切な配慮です。
参考までに私が使うサイズをご紹介します。 (wordの場合の数値）
大見出し・・・24〜
中見出し・・・・・・16〜18
本
文・・・・・・・・11~12
文章は、白紙に黒文字が一番読みやすいです。
そのため、基本は黒文字で文章を書くようにします。
強調したい部分は、赤や青などの色を使います。
文章に使用する色は3色までに抑えます。
4色以上になると、かえって読みづらくなります。
色は3色まで。これを基本に文章を書くようにしてください。
段落ごとに一行空けるようにしてください。
文章がずっと読みやすくなります。
できれば、7行以内に一行空けるか、長くても9行以内に一行空けます。
一行空けることで話しの区切りが見えます。
7行以内で一区切りできないものは、余計な文を書いている可能性があります。7行以内で一区切りと課せれば、自然と無駄な文を書かなくなります。
それだけではなく、段落ごとに一行の空きがあれば、読者に圧迫感を与えずに済みます。
空きのない文章は読者に圧迫感を与え、読まれなくなります。
段落ごとに一行の空きがあるだけで、文章はずっと読みやすくなります。
文字だらけの資料は、読む気になりません。
ページを開いただけで、読む気が失せてしまいます。
「読みにくそう」と直感的に思われたものは読んでもらえません。
そうならないためにも、写真やイラストを使うようにします。
写真やイラストなどが1枚入るだけで、ずいぶんと読みやすくなるのです。
私は仕事柄、多くのセールスレターを添削します。
「反応が取れないのですが」と相談されるセールスレターの多くは、文字ばかりで、写真やイラストがほとんどありません。それも数枚にわたります。
何が書かれているか以前に、お客様に読まれていません。
そのため、反応が取れないのです。
写真、イラスト、漫画、図、グラフなどを使用するだけで反応率は改善します。
何をどう書くかの前に、読まれることが重要です。
読まれるためには、文字以外で引き付ける必要もあるのです。
見出しのない販促物は、まず読まれません。
企画書や社内資料でも同じです。
見出しや小見出しがあると読みやすくなります。 また、上手い見出しであれば興味を誘います。
結果、精読率に大きな影響を与えます。
見出しには書き手の熱意が表れます。
見出しをつけない人は、読ませる気がありません。
読ませたいと真剣に考える人は、どう見出しを書こうか、どう見出しを目立たせようかと、何時間も考えます。
見出しのつけ方で、どれだけ熱意を込めて書いたかが分かるのです。
作家、瀬戸内寂聴さんはこう言っています。
「文章というのは、むずしいことを知っていても、やさしい言葉で相手にわかるように書かなければいけないんです」
これは、どんな文章にも通じます。
まず気をつけるのは、専門用語と難しい漢字です。
業界の専門用語をお客様が知っているとは限りません。
お客様に宛てた文章の中に、1語でも分からない言葉が出てくれば、その時点で読んでもらえなくなります。
書き手は、お客様に分からない専門用語はできる限り使わないようにしましょう。
（どうしても使う場合は、説明文を入れます）
難しい漢字も同様です。
読めない漢字が出てきた時点で理解されなくなります。
また、漢字ばかり続く文章も読んでもらえません。
小学5年生でも読める漢字で文章を書くようにします。
こうした小さな配慮が、読みやすい文章を書くためには大切なのです。
文章には、肯定文と否定文の書き方があります。
同じ意味でも、「〜してください」「〜してはいけません」では受ける印象が違います。
たとえば、今回のタイトル「肯定分を使う」は「否定文を使わない」と書くことも可能です。
私は、肯定文、否定文のどちらでもいい場合は、肯定文で書きます。
肯定的に書かれているほうが、読んでいて気分がいいからです。
肯定文を使う理由はそれだけではありません。
何をすれば良いのかを的確に伝えられるからです。
たとえば、「〜をしてはいけない」と書かれていれば、してはいけないことは分かりますが、して良いことは分かりません。
「〜をしてください」は、何をしたら良いのかがすぐ分かります。
肯定文だと、少ない説明で書き手の意図が伝えられます。
必ずしも、すべてを肯定文にする必要はありません。
あえて否定文にしなくてはならない場面もあります。
どちらでも構わないときは、肯定文で書くほうが読者に良い印象を与えられ、文章もより伝わります。
強調したい箇所は、太文字にしたり、赤色にしたりします。
それ以外に、四角で囲む方法があります。
四角で囲むと目立つため、読者にも強調部分なのだと伝えられます。
これは、見出しにも使えます。
小ネタですが、使える技です。
説得力のない上司は、話が長いです。
長くなるほど、誰も話を聞かなくなります。
いい気分になっているのは、話をしている本人だけです。
文章でも同じです。
一つの事柄を伝えるのに長々と書いていたら、伝わらなくなります。
一つの事柄を伝えるのに適切な時間は1分。長くても3分が限度です。
3分を文字に直せば、おおよそ800〜1200文字です。
書き手が自分の文章に酔えば酔うほど、文章は長くなります。
読者も、読んでいるようでも心や頭には残りません。
短い文章ほど、心に響きます。
このサイトの一つひとつの項目も、1分以内で読めるように書いています。
大切なことだから、短く書いているのです。
文章を書いていて気を使うのが語尾です。
特に「です・ます」調で文章を書いていると、同じ語尾が続くことがあります。
同じ語尾が3回以上続くと、だらしなく感じます。
「です・ます」調は以下の5パターンほどしか、変化がつけられません。
「〜です」「〜ます」「〜なのです」「〜でしょう」「〜せん」「〜ください」
「だ・である」調であれば、語尾に苦労することはありません。
色々な止め方ができます。
「〜だ」「〜である」「〜なのだ」「と言える」「〜思う」「〜だった」「体言止め」です。
他でも書きましたが、「だ・である」調は、「です・ます」調に比べ、書きやすい文体です。
語尾にまで気を配れるようになれば、文章が上達している証拠です。
細部にまで、気を使えるようになりましょう。
